Si has llegado aquí buscando una plantilla Excel para llevar el registro de jornada, vamos al grano: más abajo te explicamos qué debe tener y cómo usarla. Pero antes, lee las razones por las que el Excel puede no ser suficiente si viene la Inspección de Trabajo.
Una plantilla válida debe contener como mínimo estas columnas para cada día trabajado:
| Columna | Contenido | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre completo del trabajador | María García López |
| DNI/NIE | Número de identificación | 12345678A |
| Fecha | Día de trabajo (dd/mm/aaaa) | 15/09/2026 |
| Hora entrada | Hora de inicio de jornada | 08:00 |
| Pausa inicio | Inicio del descanso (jornada partida) | 14:00 |
| Pausa fin | Fin del descanso (jornada partida) | 15:00 |
| Hora salida | Hora de fin de jornada | 17:30 |
| Total horas | Horas trabajadas ese día (fórmula) | 8,5 h |
| Observaciones | Festivo, ausencia, horas extra, etc. | Festivo local |
Crea una pestaña por mes, con una fila por día laborable. Al final del mes, imprime, firma el empleado y archiva. Conserva las hojas durante 4 años (obligación legal según el art. 34.9 ET).
Estas son las fórmulas básicas que debe incluir la plantilla. Las celdas son orientativas: adapta la letra al diseño de tu plantilla.
| Cálculo | Fórmula Excel | Notas |
|---|---|---|
| Horas trabajadas (jornada continua) | =(F2-C2)*24 | F2=salida, C2=entrada. Multiplica por 24 para pasar a horas decimales |
| Horas trabajadas (jornada partida) | =((F2-C2)-(E2-D2))*24 | D2=inicio pausa, E2=fin pausa |
| Total horas mes | =SUMA(G2:G32) | G= columna de horas diarias |
| Diferencia sobre convenio | =G33-[horas_pactadas_mes] | Positivo = horas extra; negativo = bolsa de horas |
| Horas extra acumuladas año | =SUMA(hoja1:hoja12!G33) | Suma la celda total de cada pestaña mensual |
Importante con los formatos: las celdas de hora deben tener formato Hora (hh:mm). La celda de total horas debe tener formato Número (0,00), no formato Hora, para que las fórmulas funcionen correctamente.
El Excel cumple la ley: el art. 34.9 del ET no exige formato digital. Pero tiene problemas serios que pueden costarte dinero:
Cualquiera puede cambiar una celda y nadie lo sabe. Si un trabajador reclama horas extra y tú presentas un Excel como prueba, el juez puede no aceptarlo porque no hay garantía de que no se haya modificado.
Un Excel suma horas, pero no sabe si te estás pasando de la jornada de tu convenio colectivo. Si tu convenio fija 1.738 horas anuales y tu empleado lleva 1.800, el Excel no te avisa. Enregla sí.
Reconstruir 4 años de archivos Excel cuando la Inspección los pide es una pesadilla. Discos duros que fallan, versiones duplicadas, archivos corruptos. Cada año vemos empresas que pagan sanciones de 751 a 7.500 € por no poder presentar los registros.
No te avisa si alguien supera las 80 horas extra anuales. No te dice si no se respetan los descansos de 12 horas. No sabe que hoy es festivo local. Solo registra lo que le ponen.
Con 3 empleados, un Excel funciona. Con 10, es un dolor de cabeza. Con 20, es imposible de mantener actualizado. Y si tienes varios centros de trabajo, necesitas un Excel por centro y alguien que los consolide.
| Característica | Excel | Enregla |
|---|---|---|
| Registro de entrada/salida | Manual | Automático (PIN/kiosco) |
| Manipulación imposible | No | Sí (Sellado SHA-256) |
| Comparación con convenio | No | Sí (24 convenios gallegos) |
| Alertas de horas extra | No | Sí (en tiempo real) |
| Conservación 4 años | Depende de ti | Automática |
| Descarga para Inspección | Hay que buscarlo | Un clic |
| Panel para gestoría | No | Sí (acceso directo) |
| Fórmulas de cálculo | Manuales (error humano) | Automáticas |
| Precio | Gratis | Desde 29 €/mes |
Lee nuestra comparativa completa: papel vs. digital para más detalles.
Seamos honestos: si eres autónomo con 1-2 empleados, un Excel bien mantenido puede ser suficiente para cumplir la ley. El riesgo es bajo si:
Pero en cuanto creces, el Excel se convierte en un lastre. Y si viene la Inspección, un fichero que cualquiera puede editar no es la mejor defensa.
Sí, a día de hoy el Excel es un formato válido. El art. 34.9 del ET no exige formato digital específico. Lo que la ley exige es que el registro exista, sea diario, se conserve 4 años y esté disponible para la Inspección. El problema del Excel es práctico (manipulación, pérdida) no estrictamente legal.
Si se usa en papel, sí: el trabajador debe firmar cada día. Si se usa en Excel y se imprime al mes, la firma al final del mes es aceptable. Un sistema digital con sellado criptográfico (como Enregla) no requiere firma física porque la integridad del registro está garantizada técnicamente.
Sí, pero es el punto débil: si el trabajador rellena sus propias horas y luego las reclama, la empresa no tiene prueba en contrario. Lo ideal es que el sistema de registro sea neutral (tablet en la entrada, PIN) para que ninguna de las partes pueda modificar el dato.
Lo más ordenado es un archivo por empleado, con una pestaña por mes. Un único archivo con todos los empleados se vuelve inmanejable y dificulta la búsqueda cuando la Inspección pide los datos de una persona concreta.
Enregla hace lo mismo que el Excel pero sin los problemas: registro automático por PIN en cualquier tablet, convenio integrado, sellado que impide manipulación, alertas automáticas y descarga en un clic cuando la necesitas.
Plan Taller: 29 €/mes para hasta 10 personas. Sin permanencia. Implementación en 15 minutos.
Información general. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.