Sistema de fichaje para pequeñas empresas: cuál elegir

Tienes 5 empleados, un bar, un taller o una tienda. Sabes que el registro de jornada es obligatorio desde 2019, pero no quieres gastar 200 €/mes en un sistema de fichaje pensado para multinacionales. Buena noticia: no hace falta.

Las opciones reales para una empresa pequeña

1. Papel firmado

Legal, sí. Práctico, no. Se pierde, se moja, se olvida firmar. Y reconstruir 4 años de papeles firmados cuando viene la Inspección es imposible.

2. Excel

Legal también. Pero se puede manipular, no compara con el convenio y se pierde. Lee nuestra guía de plantilla Excel (incluidas las razones por las que no basta).

3. App de móvil

Funciona bien en oficinas donde cada uno tiene móvil de empresa. No funciona en hostelería, talleres, obras ni campo — donde los empleados no tienen móvil de empresa.

4. Máquina de fichar biométrica

El fichaje por huella dactilar tiene problemas legales (RGPD exige consentimiento explícito y justificación), problemas prácticos (manos sucias, guantes) y cuesta 200-500 € por máquina.

5. Kiosco con PIN en tablet

Una tablet (puede ser de segunda mano, 50-80 €) en la entrada. El empleado llega, mete un PIN de 4 dígitos y listo. Sin apps, sin correos, sin contraseñas. Funciona offline. Es lo que usa Enregla.

Qué necesita una empresa pequeña

No necesitas lo que necesita Mercadona. Necesitas:

• Que sea sencillo — si tardas más de 15 minutos en ponerlo en marcha, ya es demasiado. Guía de implementación.
• Que sea barato — precio fijo, no por empleado. Con 5 empleados no puedes pagar 40 €/mes.
• Que cumpla la ley — registros de 4 años, no manipulables, descargables para la Inspección.
• Que sepa tu convenio — si tu convenio dice 1.738 horas y tú mides contra las 1.826 del Estatuto, estás incumpliendo sin saberlo. Lee las diferencias entre convenio y Estatuto.
• Sin permanencia — si no te gusta, te vas.

Cuánto cuesta fichaje para una empresa pequeña

Ejemplo: un taller mecánico con 6 empleados

Taller en Ourense, convenio de siderometal de Ourense (1.776 horas anuales). Antes usaban papel firmado. Problemas: perdieron los registros de 2024, un empleado reclamó horas extra y no pudieron defenderse.

Con Enregla: una tablet vieja en la entrada del taller, PIN para cada mecánico. Fichaje en 3 segundos. El panel muestra las horas de cada uno frente al convenio. Si alguien se acerca al límite de horas extra, alerta. Coste: 29 €/mes.

Ejemplo: un bar con 3 camareros

Bar en Vigo, convenio de hostelería de Pontevedra (1.804 horas anuales). Turnos partidos, festivos, un extra en verano.

Con Enregla: tablet en la barra, PIN de 4 dígitos. El camarero llega, mete el PIN y se pone a trabajar. Cuando viene la Inspección de hostelería, los registros se descargan en un clic. Coste: 29 €/mes — menos que una cena para dos.

Por qué las pymes eligen Enregla

• 29 €/mes fijos hasta 10 empleados. No por cabeza.
• Sin hardware — cualquier tablet o móvil viejo sirve.
• 15 minutos para ponerlo en marcha.
• Tu convenio cargado — 24 convenios gallegos con el artículo citado.
• Sin permanencia — mes a mes.
• Tu gestoría lo ve — las horas llegan listas para la nómina.

Información general. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.