Sistema de fichaje para pequeñas empresas: cuál elegir
Tienes 5 empleados, un bar, un taller o una tienda. Sabes que el registro de jornada es obligatorio desde 2019, pero no quieres gastar 200 €/mes en un sistema de fichaje pensado para multinacionales. Buena noticia: no hace falta.
Las opciones reales para una empresa pequeña
1. Papel firmado
Legal, sí. Práctico, no. Se pierde, se moja, se olvida firmar. Y reconstruir 4 años de papeles firmados cuando viene la Inspección es imposible.
2. Excel
Legal también. Pero se puede manipular, no compara con el convenio y se pierde. Lee nuestra guía de plantilla Excel (incluidas las razones por las que no basta).
3. App de móvil
Funciona bien en oficinas donde cada uno tiene móvil de empresa. No funciona en hostelería, talleres, obras ni campo — donde los empleados no tienen móvil de empresa.
4. Máquina de fichar biométrica
El fichaje por huella dactilar tiene problemas legales (RGPD exige consentimiento explícito y justificación), problemas prácticos (manos sucias, guantes) y cuesta 200-500 € por máquina.
5. Kiosco con PIN en tablet
Una tablet (puede ser de segunda mano, 50-80 €) en la entrada. El empleado llega, mete un PIN de 4 dígitos y listo. Sin apps, sin correos, sin contraseñas. Funciona offline. Es lo que usa Enregla.
Qué necesita una empresa pequeña
No necesitas lo que necesita Mercadona. Necesitas:
- Que sea sencillo — si tardas más de 15 minutos en ponerlo en marcha, ya es demasiado. Guía de implementación.
- Que sea barato — precio fijo, no por empleado. Con 5 empleados no puedes pagar 40 €/mes.
- Que cumpla la ley — registros de 4 años, no manipulables, descargables para la Inspección.
- El artículo 34.1 del Estatuto establece 40 horas semanales de promedio anual. No fija una jornada anual universal de 1.826 horas. Comprueba la jornada del convenio y el calendario de cada año antes de calcular excesos.
- Sin permanencia — si no te gusta, te vas.
Cuánto cuesta fichaje para una empresa pequeña
| Solución | Coste inicial | Coste mensual (5-10 empl.) | Cumple ley |
|---|---|---|---|
| Papel | 0 € | 0 € | ⚠️ Legal pero arriesgado |
| Excel | 0 € | 0 € | ⚠️ Legal pero manipulable |
| Huella dactilar | 200-500 € | 0-20 € | ⚠️ Problemas RGPD |
| Apps por empleado | 0 € | 25-80 € | ✅ Varía |
| Enregla (kiosco PIN) | 0 € (usa tu tablet) | 29 € | ✅ Sellado + convenio |
Ejemplo: un taller mecánico con 6 empleados
Taller en Ourense, convenio de siderometal de Ourense (1.776 horas anuales). Antes usaban papel firmado. Problemas: perdieron los registros de 2024, un empleado reclamó horas extra y no pudieron defenderse.
Con Enregla: una tablet vieja en la entrada del taller, PIN para cada mecánico. Fichaje en 3 segundos. El panel muestra las horas de cada uno frente al convenio. Si alguien se acerca al límite de horas extra, alerta. Coste: 29 €/mes.
Ejemplo: un bar con 3 camareros
Bar en Vigo, convenio de hostelería de Pontevedra (1.804 horas anuales). Turnos partidos, festivos, un extra en verano.
Con Enregla: tablet en la barra, PIN de 4 dígitos. El camarero llega, mete el PIN y se pone a trabajar. Cuando viene la Inspección de hostelería, los registros se descargan en un clic. Coste: 29 €/mes — menos que una cena para dos.
Por qué las pymes eligen Enregla
- 29 €/mes fijos hasta 10 empleados. No por cabeza.
- Sin hardware — cualquier tablet o móvil viejo sirve.
- 15 minutos para ponerlo en marcha.
- Tu convenio cargado — 24 convenios gallegos con el artículo citado.
- Sin permanencia — mes a mes.
- Tu gestoría lo ve — las horas llegan listas para la nómina.
Preguntas frecuentes
¿Es necesario que los empleados firmen algo para usar el sistema de fichaje?
No hay una firma específica obligatoria para el sistema de fichaje, pero sí debes informar a los trabajadores por escrito de que se va a registrar su jornada y cómo funciona el sistema.
¿Qué pasa si un empleado trabaja en varios centros el mismo día?
Debe fichar salida en el primer centro y entrada en el segundo. El sistema registra las horas en cada ubicación. Al final del día, el total de horas es la suma de ambos periodos.
¿Puedo llevar el fichaje en papel y en digital al mismo tiempo?
Sí, pero no tiene sentido práctico. Elige uno y sé consistente. La mezcla de sistemas es la que más problemas da en inspecciones.
Información general. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.
Revisión de estos datos: 27 de octubre de 2026. Información general; la aplicación concreta depende del convenio y de las circunstancias de cada empresa.