Qué pide la Inspección de Trabajo a la gestoría
Suena el teléfono. Es tu cliente: «Ha venido la Inspección y me piden los registros de jornada de los últimos 4 años. ¿Los tienes tú?». Si la respuesta es «no», tienes un problema. Si la respuesta es «los tengo en 30 segundos», tienes un servicio que vende solo.
Los documentos que más piden
En una inspección rutinaria de tiempo de trabajo, la Inspección suele pedir:
- Registro de jornada de los últimos 4 años — hora de entrada y salida de cada trabajador, cada día.
- Contratos de trabajo — para verificar la jornada pactada, especialmente en tiempo parcial.
- Nóminas — para cruzar las horas fichadas con las pagadas y detectar horas extra no pagadas.
- Convenio aplicable — cuál aplica y si la empresa lo cumple en jornada, descansos y salario.
- Protocolo de acoso laboral — obligatorio para todas las empresas.
- Plan de igualdad — obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores.
- Calendario laboral — expuesto en el centro de trabajo.
Plazos
La Inspección puede pedir la documentación en el momento de la visita o dar un plazo. Normalmente:
- En el acto — si visitan el centro de trabajo, quieren ver el registro de jornada en ese momento.
- 10 días hábiles — plazo habitual para enviar documentación cuando el requerimiento es por escrito.
- 15 días hábiles — para alegaciones una vez levantada el acta de infracción.
Qué pasa si no los tienes
Si la empresa no puede presentar el registro de jornada:
- Sanción de 751 a 7.500 € por no llevar el registro.
- Si un trabajador reclama horas extra, la carga de la prueba se invierte: la empresa tiene que demostrar que no las hizo.
- Si hay más infracciones (descansos, horas extra, contratos), se acumulan las sanciones.
Cómo prepararte como gestoría
La diferencia entre una gestoría que pierde clientes por sanciones y una que los retiene está en la prevención:
- Ten visibilidad de toda tu cartera — no esperes a que el cliente te llame. Si ves que una empresa no ficha, avísale antes.
- Revisa los convenios — asegúrate de que cada empresa tiene asignado el convenio correcto y no solo mide contra el Estatuto.
- Ten los registros accesibles — 4 años de registros descargables en un clic, no en una caja de papeles.
- Avisa de lo que falta — protocolo de acoso, plan de igualdad, calendario laboral. Si tu cliente no lo tiene y le sancionan, te preguntará por qué no le avisaste.
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Checklist de documentos para la Inspección
| Documento | Plazo de conservación | Formato aceptado | ¿Urgencia alta? |
|---|---|---|---|
| Registro de jornada (entradas/salidas) | 4 años | Papel, digital o PDF sellado | 🔴 Sí, en el acto |
| Contratos de trabajo | 4 años desde extinción | Original o copia | 🔴 Sí |
| Nóminas | 4 años | Original o copia | 🟡 10 días hábiles |
| TC1/TC2 (cotizaciones SS) | 4 años | Copia | 🟡 10 días hábiles |
| Protocolo de acoso laboral | Vigente + historial | Documento firmado | 🟡 10 días hábiles |
| Plan de igualdad (si obliga) | Vigente | Con acuse de registro REGCON | 🟡 10 días hábiles |
| Calendario laboral | Año en curso | Expuesto en centro | 🔴 En el acto |
| Convenio aplicable | Vigente | Referencia o copia | 🟡 En la visita |
Plazos de respuesta a la Inspección
- En el momento de la visita: registro de jornada y calendario laboral. Si no están disponibles de inmediato, comienza el proceso sancionador.
- 10 días hábiles: plazo habitual para documentación adicional cuando el requerimiento es por escrito.
- 15 días hábiles: para alegaciones una vez levantada el acta de infracción.
- 30 días hábiles: para interponer recurso de alzada contra la resolución sancionadora.
Información general. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría.
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Revisión de estos datos: 27 de octubre de 2026. Información general; la aplicación concreta depende del convenio y de las circunstancias de cada empresa.