La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) no avisa con antelación. Cuando un inspector se presenta en el centro de trabajo de uno de tus clientes, la empresa tiene minutos para reaccionar. Si los documentos no están organizados y accesibles, el inicio de la inspección ya es un problema.
Esta guía está pensada para gestorías que quieren preparar a su cartera de forma proactiva, antes de que llegue ningún inspector.
En una inspección por control horario, los documentos que el inspector suele solicitar son:
Ver el marco legal del registro de jornada en registro de jornada obligatorio en 2026.
| Documento | Obligatorio | Plazo de conservación | Estado |
|---|---|---|---|
| Registros de jornada (todos los trabajadores) | Sí | 4 años | |
| Resúmenes mensuales contratos parciales | Si hay parciales | 4 años | |
| Convenio colectivo aplicable (versión vigente) | Sí | Vigente | |
| Contratos de trabajo | Sí | 4 años tras extinción | |
| Nóminas últimos 12 meses | Sí | 4 años | |
| Calendario laboral firmado y expuesto | Sí | Año en curso | |
| Protocolo acoso laboral | Sí (art. 48 LOIMH) | Vigente | |
| Protocolo desconexión digital | Sí (art. 88 LOPDGDD) | Vigente | |
| Evaluación de riesgos laborales | Sí | Vigente | |
| Acreditación de formación en PRL | Sí | Vigente |
La empresa no tiene la obligación de entregar toda la documentación en el momento de la visita. El inspector puede requerir documentación con un plazo para aportarla —habitualmente entre 5 y 15 días hábiles—.
Lo importante es que ese plazo no lo uses para construir la documentación desde cero, sino para organizarla y completarla si hay alguna laguna. Si la documentación no existe, ningún plazo te salva.
Cuando el cliente llama porque «está aquí la Inspección», el flujo correcto es:
El valor diferencial de una gestoría que gestiona el control horario centralizadamente es que, cuando viene la inspección a cualquier cliente, la documentación más crítica —los registros de jornada de los últimos 4 años— está disponible inmediatamente, sin depender de que el cliente la haya guardado correctamente.
Con el panel de gestoría de Enregla, puedes generar en cualquier momento:
Ver el portal en enregla.org/gestorias.
| Hallazgo | Frecuencia | Consecuencia habitual |
|---|---|---|
| Registros de jornada inexistentes o incompletos | Muy alta | Acta de infracción, sanción 751 – 7.500 € |
| Horas extra no registradas en nómina | Alta | Requerimiento de regularización + posible sanción |
| Contratos parciales sin resumen mensual | Alta | Acta de infracción específica |
| Jornada superior al convenio aplicable | Media | Requerimiento + posible reclamación del trabajador |
| Festivos trabajados sin compensar | Media | Deuda salarial con el trabajador |
| Convenio erróneo aplicado | Media | Diferencias salariales reclamables |
| Calendario laboral no expuesto | Baja | Requerimiento (raramente sanción directa) |
Si el inspector emite un acta de infracción, la empresa tiene 15 días hábiles para presentar alegaciones. Este plazo es crítico y hay que aprovecharlo.
Los motivos de alegación más habituales son:
Si el acta se consolida, hay un segundo plazo para recurrir ante la autoridad laboral. La gestoría debe acompañar al cliente en todo el proceso y asesorarle sobre la conveniencia de recurrir o abonar la sanción reducida.
Ver el proceso completo de inspección en qué pasa si viene la Inspección de Trabajo.
La mejor preparación para una inspección es hacer una auditoría interna anual de cada cliente. Un check de 30 minutos por empresa, una vez al año, que revise todos los puntos del checklist anterior.
Las gestorías que implementan esta auditoría como servicio estándar detectan y corrigen el 90 % de los problemas antes de que llegue ningún inspector. Y tienen un argumento de valor muy claro para el cliente: «este año hemos revisado tu documentación y hemos corregido tres puntos que podrían haberte costado una sanción».
Ver los errores más comunes en 10 errores de control horario que detectan las gestorías.
Esta guía es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para situaciones concretas, consulta con un profesional especializado en derecho laboral e inspección de trabajo.