Cómo preparar a tus clientes para una inspección de trabajo: guía completa para gestorías
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) no avisa con antelación. Cuando un inspector se presenta en el centro de trabajo de uno de tus clientes, la empresa tiene minutos para reaccionar. Si los documentos no están organizados y accesibles, el inicio de la inspección ya es un problema.
Esta guía está pensada para gestorías que quieren preparar a su cartera de forma proactiva, antes de que llegue ningún inspector.
Qué pide la Inspección: los documentos clave
En una inspección por control horario, los documentos que el inspector suele solicitar son:
- Registros de jornada de los últimos 4 años, con hora de inicio y fin de cada trabajador.
- Convenio colectivo aplicable y acreditación de que la empresa lo aplica correctamente.
- Contratos de trabajo de todos los empleados actuales (y recientes si hay bajas recientes).
- Nóminas de los últimos 12 meses, con horas extra reflejadas si las hay.
- Calendario laboral del año en curso, firmado y expuesto.
- Resúmenes mensuales de contratos parciales (art. 12.4.c ET), si aplica.
- Documentación de prevención de riesgos laborales: evaluación de riesgos, formación, plan de emergencia.
- Protocolos obligatorios: acoso laboral y sexual, desconexión digital.
Ver el marco legal del registro de jornada en registro de jornada obligatorio en 2026.
Checklist de preparación: lo que debes tener listo para cada cliente
| Documento | Obligatorio | Plazo de conservación | Estado |
|---|---|---|---|
| Registros de jornada (todos los trabajadores) | Sí | 4 años | |
| Resúmenes mensuales contratos parciales | Si hay parciales | 4 años | |
| Convenio colectivo aplicable (versión vigente) | Sí | Vigente | |
| Contratos de trabajo | Sí | 4 años tras extinción | |
| Nóminas últimos 12 meses | Sí | 4 años | |
| Calendario laboral firmado y expuesto | Sí | Año en curso | |
| Protocolo acoso laboral | Sí (art. 48 LOIMH) | Vigente | |
| Protocolo desconexión digital | Sí (art. 88 LOPDGDD) | Vigente | |
| Evaluación de riesgos laborales | Sí | Vigente | |
| Acreditación de formación en PRL | Sí | Vigente |
Plazos de respuesta: qué tiene que hacer el cliente cuando llega el inspector
La empresa no tiene la obligación de entregar toda la documentación en el momento de la visita. El inspector puede requerir documentación con un plazo para aportarla —habitualmente entre 5 y 15 días hábiles—.
Lo importante es que ese plazo no lo uses para construir la documentación desde cero, sino para organizarla y completarla si hay alguna laguna. Si la documentación no existe, ningún plazo te salva.
Cuando el cliente llama porque «está aquí la Inspección», el flujo correcto es:
- Indicarle que colabore con el inspector con educación y sin adelantar información no solicitada.
- Preguntar al inspector qué documentación solicita y en qué plazo.
- Pedir que todo quede por escrito (el inspector emite un acta de visita).
- Contactar inmediatamente con la gestoría para coordinar la respuesta.
Cómo tenerlo todo listo en un clic desde la gestoría
El valor diferencial de una gestoría que gestiona el control horario centralizadamente es que, cuando viene la inspección a cualquier cliente, la documentación más crítica —los registros de jornada de los últimos 4 años— está disponible inmediatamente, sin depender de que el cliente la haya guardado correctamente.
Con el panel de gestoría de Enregla, puedes generar en cualquier momento:
- Registros de jornada de cualquier trabajador, en cualquier período, en PDF con sellado temporal.
- Resúmenes mensuales de contratos parciales por trabajador.
- Informe de cumplimiento vs. convenio del período solicitado.
Ver el portal en enregla.org/gestorias.
Hallazgos más frecuentes en inspecciones de control horario
| Hallazgo | Frecuencia | Consecuencia habitual |
|---|---|---|
| Registros de jornada inexistentes o incompletos | Muy alta | Acta de infracción, sanción 751 – 7.500 € |
| Horas extra no registradas en nómina | Alta | Requerimiento de regularización + posible sanción |
| Contratos parciales sin resumen mensual | Alta | Acta de infracción específica |
| Jornada superior al convenio aplicable | Media | Requerimiento + posible reclamación del trabajador |
| Festivos trabajados sin compensar | Media | Deuda salarial con el trabajador |
| Convenio erróneo aplicado | Media | Diferencias salariales reclamables |
| Calendario laboral no expuesto | Baja | Requerimiento (raramente sanción directa) |
Procedimiento post-inspección: qué hacer después
Si el inspector emite un acta de infracción, la empresa tiene 15 días hábiles para presentar alegaciones. Este plazo es crítico y hay que aprovecharlo.
Los motivos de alegación más habituales son:
- Demostrar que el incumplimiento ya ha sido subsanado en el momento de la inspección.
- Aportar documentación que no estaba disponible en el momento de la visita.
- Acreditar que la infracción fue puntual y no sistemática.
- Solicitar reducción de sanción por cumplimiento voluntario posterior.
Si el acta se consolida, hay un segundo plazo para recurrir ante la autoridad laboral. La gestoría debe acompañar al cliente en todo el proceso y asesorarle sobre la conveniencia de recurrir o abonar la sanción reducida.
Ver el proceso completo de inspección en qué pasa si viene la Inspección de Trabajo.
Auditoría preventiva anual: la herramienta más útil
La mejor preparación para una inspección es hacer una auditoría interna anual de cada cliente. Un check de 30 minutos por empresa, una vez al año, que revise todos los puntos del checklist anterior.
Las gestorías que implementan esta auditoría como servicio estándar detectan y corrigen el 90 % de los problemas antes de que llegue ningún inspector. Y tienen un argumento de valor muy claro para el cliente: «este año hemos revisado tu documentación y hemos corregido tres puntos que podrían haberte costado una sanción».
Ver los errores más comunes en 10 errores de control horario que detectan las gestorías.
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Esta guía es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para situaciones concretas, consulta con un profesional especializado en derecho laboral e inspección de trabajo.
Cómo funciona el acceso de asesoría en Enregla
El panel del despacho es gratuito hasta 3 empresas vinculadas, sin límite de tiempo. Las tarifas del panel son 19 €/mes hasta 15 empresas, 39 €/mes hasta 40 y 69 €/mes para una cartera ilimitada, sin IVA. Cada empresa cliente contrata y paga su propio plan por separado.
El despacho genera un código de ocho caracteres, válido siete días y para un solo uso. Un administrador del cliente lo introduce en su cuenta y puede revocar el acceso. La vinculación permite consultar datos autorizados; no convierte al despacho en administrador de la empresa.
Hay descarga CSV. No ofrecemos un conector directo con A3 o Sage ni garantizamos una importación automática: comprueba las columnas y el formato que necesita tu programa. Prueba la demo con datos ficticios y descarga una muestra CSV o crea tu cuenta de despacho.
Revisión de estos datos: 27 de octubre de 2026. Información general; la aplicación concreta depende del convenio y de las circunstancias de cada empresa.