Las gestorías laborales tienen una perspectiva privilegiada: ven el registro de jornada de decenas de empresas al mismo tiempo. Esa visión transversal permite identificar patrones de error que se repiten con independencia del sector o del tamaño de la empresa.
Estos son los 10 errores más frecuentes, con sus consecuencias reales y cómo detectarlos y corregirlos desde la gestoría.
| Error | Riesgo principal | Solución |
|---|---|---|
| 1. No llevar ningún registro | Sanción 751 – 7.500 € (art. 7.5 LISOS) | Implementar sistema inmediatamente |
| 2. Registro en papel sin coherencia | Registro impugnable en inspección | Digitalizar con sellado temporal |
| 3. Excel modificable sin trazabilidad | Pérdida de valor probatorio | Sistema con registro de cambios auditado |
| 4. Comparar contra ET, no contra convenio | Horas extra no detectadas, reclamaciones | Configurar convenio correcto en la herramienta |
| 5. Sin resumen mensual en parciales | Infracción art. 12.4.c ET | Automatizar resumen mensual por trabajador |
| 6. No conservar 4 años | Imposible responder a inspección | Archivo digital centralizado |
| 7. Festivos locales no marcados | Recargo de festivo no pagado | Herramienta con festivos de los 313 concellos |
| 8. Horas extra no registradas en nómina | Reclamación laboral, sanción ITSS | Cruce mensual registro-nómina |
| 9. Registro de inicio pero no de fin | Registro incompleto, impugnable | Obligar doble fichaje o alertar en el sistema |
| 10. Convenio erróneo asignado | Todos los cálculos son incorrectos | Revisar CNAE y convenio aplicable |
Descripción: Clientes que confían en que «nadie les va a pedir nada» y no tienen ningún sistema de registro. Más habitual de lo que parece, especialmente en empresas de menos de 5 trabajadores y en el sector servicios.
Consecuencia: Infracción grave del art. 7.5 LISOS. Sanción de 751 a 7.500 euros por empresa. Sin mitigante posible: no existe el registro o existe.
Cómo detectarlo: En la revisión de documentación previa a la inspección o al procesar las nóminas, preguntar directamente. La mayoría de estos clientes asumen que la gestoría lo gestiona.
Solución: Implementar el sistema mínimo (app o kiosco) antes de que haya un problema. El coste de implantación es mínimo comparado con cualquier sanción. Ver proceso de onboarding.
Descripción: Hojas de firma diarias o semanales donde todos los empleados fichan exactamente a la misma hora, con la misma letra, o donde hay semanas enteras en blanco «porque estaban de vacaciones» sin que eso coincida con los registros de ausencias.
Consecuencia: El inspector puede impugnar un registro que parece fabricado a posteriori. Aunque técnicamente existe un registro, si no es verosímil puede tratarse como si no existiera.
Cómo detectarlo: Revisar los registros en papel antes de enviárselos al cliente. Si la variación diaria es cero o mínima, hay un problema de credibilidad.
Solución: Pasar a sistema digital con sellado temporal. La variación natural en los fichajes digitales (1 o 2 minutos de diferencia cada día) es lo que da credibilidad al registro.
Descripción: Un Excel compartido donde varios usuarios pueden editar sin que quede rastro de quién cambió qué y cuándo. Muy habitual en empresas medianas que creen que tienen «sistema».
Consecuencia: El Excel no tiene valor probatorio ante una reclamación laboral o una inspección. Un juez o un inspector puede cuestionar cualquier dato sin que la empresa pueda demostrar cuándo se introdujo.
Cómo detectarlo: Preguntar si el Excel tiene control de versiones o si cualquiera puede modificarlo. La respuesta habitual es «cualquiera puede cambiarlo».
Solución: Ver el análisis completo en papel vs. digital: cuál te protege de verdad.
Descripción: La herramienta de fichaje, o el propio equipo de la gestoría, usa 1.826 horas anuales como referencia para todos los clientes, independientemente del sector y la provincia.
Consecuencia: Un trabajador del sector del metal en A Coruña tiene convenio de 1.738 horas anuales. Si la referencia es 1.826, ese trabajador puede acumular 88 horas extra al año sin que nadie las detecte. Esas horas son reclamables y generan responsabilidad para la empresa.
Cómo detectarlo: Revisar qué jornada anual tiene configurada la herramienta de cada cliente. Si es siempre 1.826, algo falla.
Solución: Asignar el convenio correcto por sector y provincia a cada cliente. Ver la tabla comparativa de convenios gallegos y la guía rápida de convenios para gestorías.
Descripción: Empresa con trabajadores a tiempo parcial que no entrega el resumen mensual de horas exigido por el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores. Muchos ni saben que existe esa obligación adicional.
Consecuencia: Infracción específica para contratos parciales. La Inspección la detecta sistemáticamente en sectores con alta prevalencia de parciales (comercio, hostelería, limpieza).
Cómo detectarlo: Cruzar la lista de contratos de cada cliente con los registros mensuales. Si hay parciales y no hay resumen mensual firmado, hay problema.
Solución: Ver la guía completa en parciales, complementarias y resumen mensual.
Descripción: Clientes que borran o pierden los registros de años anteriores. Con papel, suele pasar por mudanza o simplemente por tirar cajas viejas. Con Excel, por sobrescribir archivos.
Consecuencia: Si la Inspección pide los registros de los últimos 4 años y no están, es como si nunca hubieran existido. La obligación de conservación está en el art. 34.9 ET.
Cómo detectarlo: Preguntar al cliente si tiene los registros de 2022 y 2023. Si duda, hay problema.
Solución: Archivar digitalmente con acceso desde la gestoría. Con un sistema centralizado, los datos están siempre disponibles sin depender del cliente.
Descripción: El sistema de fichaje no conoce los festivos locales del concello donde está la empresa, o los festivos propios del convenio sectorial. Los trabajadores fichan esos días sin que el sistema los marque como festivo.
Consecuencia: Si el convenio exige recargo o descanso compensatorio por trabajo en festivo y ese recargo no se aplica, hay una deuda con el trabajador que puede reclamarse. Enregla lleva los festivos de los 313 concellos de Galicia.
Solución: Usar una herramienta que tenga la base de festivos completa por municipio y por convenio, y que alerte cuando alguien ficha en un día que debería ser festivo.
Descripción: El registro muestra que un trabajador ha superado la jornada del convenio, pero las horas extra no aparecen en la nómina ni como pago adicional ni como compensación con descanso.
Consecuencia: Las horas extra no compensadas son una deuda con el trabajador. Si ese trabajador reclama en algún momento, los propios registros de la empresa son la prueba en su contra.
Cómo detectarlo: Cruzar mensualmente las horas registradas con la jornada del convenio y con las nóminas. Si hay divergencia, actuar.
Solución: Establecer un proceso mensual de revisión: antes de procesar las nóminas, revisar si algún trabajador ha superado su jornada y si eso está recogido correctamente.
Descripción: El sistema registra la hora de inicio de jornada pero no la de fin. Muy habitual en empresas que han implementado algo básico pero sin configuración correcta.
Consecuencia: El art. 34.9 ET exige registrar inicio y fin de jornada. Un registro solo de entrada no cumple la obligación y puede sancionarse igual que no tener registro.
Cómo detectarlo: Revisar los registros de cualquier cliente: si solo hay columna de entrada y no de salida, hay un problema estructural.
Solución: Configurar el sistema para que requiera obligatoriamente el fichaje de salida. Algunos sistemas permiten alertar si un empleado no ha fichado salida a una hora determinada.
Descripción: La empresa aplica el convenio equivocado, o un convenio genérico, cuando le correspondería uno sectorial específico. A veces por desconocimiento, a veces porque nadie lo revisó al dar de alta a la empresa.
Consecuencia: Todos los cálculos de jornada, horas extra y descansos son incorrectos. Si además hay diferencias salariales, la exposición puede ser importante.
Cómo detectarlo: Revisar el CNAE de cada cliente y contrastarlo con el convenio que tiene asignado. Ver la guía rápida de convenios gallegos.
Solución: Hacer una auditoría de convenios de la cartera una vez al año. Los convenios se renuevan y pueden cambiar de ámbito de aplicación.
Esta guía recoge situaciones frecuentes y no constituye asesoramiento jurídico. Para situaciones específicas, consulta con un profesional especializado en derecho laboral.