Cómo elegir el software de control horario para los clientes de tu gestoría
Una gestoría laboral que gestiona entre 20 y 50 clientes no puede permitirse evaluar una herramienta de fichaje con los mismos criterios que una empresa individual. El problema no es solo que el software funcione: es que funcione para ti como intermediario, no únicamente para el cliente final.
Esta guía te da los criterios exactos que debes revisar antes de recomendar —o descartar— cualquier solución de control horario a tu cartera. Si quieres ver primero cómo funciona el portal de gestoría de Enregla, puedes acceder directamente en /gestorias.
1. Gestión multicliente: el criterio más importante
La primera pregunta que debes hacer a cualquier proveedor es: ¿puedo ver a todos mis clientes desde un único acceso, o necesito credenciales separadas por empresa?
La mayoría de herramientas del mercado están pensadas para empresas individuales. El acceso de gestoría —si existe— es a veces un parche: un usuario con permisos limitados que solo puede ver descargas. Eso no sirve.
Lo que necesitas es:
- Un panel centralizado con todas las empresas cliente visibles de un vistazo.
- Estado de cumplimiento por empresa (quién está al día, quién no).
- Posibilidad de entrar en el detalle de cualquier cliente sin salir y volver a entrar con otra contraseña.
- Alertas agregadas: si el cliente X está acumulando horas extra por encima del convenio, que te llegue a ti, no solo al cliente.
Ver cómo gestionamos esto en Enregla: panel de cartera para asesorías laborales.
2. Integración con convenios colectivos
El software debe saber qué convenio aplica a cada empresa cliente y validar las horas fichadas contra ese convenio, no solo contra el Estatuto de los Trabajadores.
El artículo 34.1 del Estatuto establece 40 horas semanales de promedio anual. No fija una jornada anual universal de 1.826 horas. Comprueba la jornada del convenio y el calendario de cada año antes de calcular excesos.
Consulta la tabla comparativa de jornadas anuales en Galicia para ver la diferencia entre sectores y provincias. En Enregla llevamos los 24 convenios provinciales gallegos integrados.
| Criterio de convenio | Mínimo aceptable | Óptimo |
|---|---|---|
| Cobertura de convenios | Los estatales más comunes | Convenios provinciales por sector y provincia |
| Actualización | Manual a petición | Con fuente oficial, revisión y vigencia identificadas |
| Alertas | Solo en el resumen mensual | En tiempo real al acercarse al límite |
| Artículo citado | No | Sí, con referencia al artículo exacto |
3. Formatos de exportación para nómina
El control horario solo aporta valor a la gestoría si la información sale en un formato que puedas usar directamente en tu software de nóminas, sin reintroducción manual de datos.
Pregunta siempre:
- ¿Exporta en CSV con columnas personalizables?
- ¿Genera el resumen mensual del art. 12.4.c ET para contratos parciales? Ver guía de contratos parciales.
- ¿El PDF de registro mensual tiene sellado temporal que valga ante la Inspección?
- ¿Es compatible con A3, Nominasol, Sage o el software que uses?
4. Precio por cliente: el modelo de facturación importa
Hay tres modelos habituales en el mercado:
| Modelo | Cómo funciona | Conviene si… |
|---|---|---|
| Por trabajador (toda la cartera) | Pagas por cada empleado de todos tus clientes | Tienes muchos clientes pequeños |
| Por empresa cliente | Tarifa fija por cada empresa que activas | Tus clientes tienen plantillas muy distintas |
| Tarifa del panel de asesoría | Comprueba límites y coste del despacho, separados del plan del cliente | Enregla: panel gratuito hasta 3 empresas vinculadas |
Comprueba por separado el precio de la empresa y el del despacho. En Enregla, el panel de asesoría es gratuito hasta 3 empresas vinculadas; las tarifas superiores dependen del tamaño de la cartera.
5. Cumplimiento RGPD: responsabilidad que no puedes ignorar
El registro de jornada implica tratamiento de datos personales de los trabajadores. La gestoría que accede a esos datos actúa como encargada del tratamiento a efectos del RGPD. Esto tiene consecuencias:
- Debe existir un contrato de encargo del tratamiento entre la empresa cliente y el proveedor de software.
- Los datos no pueden salir de la UE sin garantías adecuadas.
- El proveedor debe facilitar el ejercicio de derechos (acceso, rectificación, supresión) del trabajador.
- Tienes que poder acreditar que los datos se conservan el tiempo legal (4 años, art. 34.9 ET) y se eliminan después.
Antes de contratar, pide el DPA (Data Processing Agreement) y verifica que los servidores están en la UE.
6. Un tool per client vs. plataforma centralizada: dos enfoques muy distintos
Hay gestorías que optan por que cada cliente elija su propia herramienta de fichaje y la gestoría simplemente recoge lo que le mandan. Y hay gestorías que definen una herramienta estándar para toda la cartera y la gestionan centralizadamente.
| Enfoque | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Una herramienta por cliente (libre elección) | El cliente decide, menos fricción inicial | Cada cliente manda formatos distintos, reintroducción manual, imposible detectar incumplimientos proactivamente |
| Plataforma centralizada para toda la cartera | Un solo acceso, alertas unificadas, exportación estandarizada, menor carga operativa | Requiere convencer al cliente de cambiar si ya usa otra cosa |
La tendencia entre las gestorías que más crecen es hacia la centralización. El argumento que convence al cliente es sencillo: «con esta herramienta, yo puedo vigilar que estás cumpliendo antes de que llegue la Inspección. Con la tuya actual, no puedo».
7. Cálculo de ROI para la gestoría
Antes de proponer cualquier cambio a tu cartera, calcula el impacto real en tiempo:
- Tiempo actual de recolección de horas: ¿cuántas horas al mes dedicas a pedir, recibir, corregir y procesar registros de horas de cada cliente? Multiplica por el número de clientes.
- Tiempo con plataforma centralizada: un click para ver el resumen de todos los clientes, exportación directa a nóminas. Estimación: 80 % de reducción en gestorías que ya han hecho el cambio.
- Coste de un error no detectado: una inspección a un cliente tuyo que resulte en sanción por registros incorrectos puede costar la relación con ese cliente. Y el coste reputacional es mayor.
Ejemplo práctico: una gestoría con 30 clientes que dedica 2 horas/mes por cliente a gestión de registros horarios invierte 60 horas/mes. Con una plataforma centralizada bien integrada, ese tiempo baja a 10-12 horas. Son casi 600 horas al año recuperadas.
Ver más sobre cómo escalar la cartera sin aumentar personal: cómo gestorías escalan sin contratar.
Lista de verificación rápida
| Criterio | Sí / No / Parcial |
|---|---|
| Panel multicliente con un solo acceso | |
| Alertas de convenio en tiempo real | |
| Exportación CSV y PDF sellado | |
| Resumen mensual art. 12.4.c para parciales | |
| DPA disponible, servidores en UE | |
| Tarifa del despacho y límites de cartera explícitos | |
| Convenios provinciales gallegos integrados | |
| Soporte y actualizaciones de convenios incluidas |
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Esta guía es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para tu situación concreta, consulta con un profesional especializado en derecho laboral.
Cómo funciona el acceso de asesoría en Enregla
El panel del despacho es gratuito hasta 3 empresas vinculadas, sin límite de tiempo. Las tarifas del panel son 19 €/mes hasta 15 empresas, 39 €/mes hasta 40 y 69 €/mes para una cartera ilimitada, sin IVA. Cada empresa cliente contrata y paga su propio plan por separado.
El despacho genera un código de ocho caracteres, válido siete días y para un solo uso. Un administrador del cliente lo introduce en su cuenta y puede revocar el acceso. La vinculación permite consultar datos autorizados; no convierte al despacho en administrador de la empresa.
Hay descarga CSV. No ofrecemos un conector directo con A3 o Sage ni garantizamos una importación automática: comprueba las columnas y el formato que necesita tu programa. Prueba la demo con datos ficticios y descarga una muestra CSV o crea tu cuenta de despacho.
Revisión de estos datos: 27 de octubre de 2026. Información general; la aplicación concreta depende del convenio y de las circunstancias de cada empresa.