Formación obligatoria en empresas en 2026: PRL, RGPD, acoso e igualdad
Una de las preguntas más frecuentes de los responsables de pymes es: «¿Qué formación tengo que dar a mis trabajadores?». La respuesta no es simple, porque las obligaciones formativas vienen de varias leyes distintas, con calendarios, públicos objetivo y sanciones diferentes.
Este artículo reúne en un solo lugar toda la formación que la normativa española obliga a impartir, con su base legal, quién debe recibirla, con qué periodicidad y qué consecuencias tiene no hacerlo.
Mapa general de formación obligatoria
| Formación | Base legal | Quién debe recibirla | Frecuencia mínima | Quién la paga |
|---|---|---|---|---|
| PRL general (riesgos del puesto) | Art. 19 Ley 31/1995; RD 39/1997 | Todos los trabajadores | Al incorporarse y ante cambios de puesto o de riesgos | Empresa |
| PRL nivel básico (responsable PRL) | Art. 35 RD 39/1997 | Persona que asume las funciones de nivel básico de PRL | Una vez (60 h mínimo); actualización según cambios normativos | Empresa |
| Protección de datos (RGPD/LOPDGDD) | Art. 39.1.b RGPD; art. 24 LOPDGDD | Todo el personal que trate datos personales | Al inicio y ante cambios relevantes; recomendable anual | Empresa |
| Protocolo de acoso (sensibilización) | Art. 48 LO 3/2007; Ley 31/1995 | Todos los trabajadores; formación específica para responsables de RR.HH. y mandos intermedios | Al incorporarse; actualización periódica (recomendable cada 2 años) | Empresa |
| Igualdad (en empresas con plan de igualdad) | RD 901/2020; LO 3/2007 | Todos los trabajadores; formación específica para quien gestiona RR.HH. | Según lo que establezca el plan de igualdad negociado | Empresa |
| Primeros auxilios y emergencias | Art. 20 Ley 31/1995 | Personas designadas como primera intervención en emergencias | Inicial y reciclaje periódico (según el plan de emergencia) | Empresa |
| Manipulación de alimentos | RD 109/2010; Reglamento CE 852/2004 | Trabajadores que manipulen alimentos directamente | Al inicio; actualización continua (sin plazo legal fijo) | Empresa |
| Formación para trabajadores con contrato temporal o ETT | Arts. 19 y 28 Ley 31/1995 | Trabajadores cedidos por ETT y trabajadores temporales | Antes del inicio de la actividad en el puesto | ETT (PRL general) + Empresa usuaria (PRL específica del puesto) |
| Formación en uso de equipos de protección individual (EPI) | RD 773/1997 | Trabajadores que deban utilizar EPI | Al inicio y ante cambios de EPI o de puesto | Empresa |
Formación en PRL: lo que la ley exige realmente
El art. 19 de la Ley 31/1995 establece que la formación en PRL debe ser:
- Teórica y práctica: no sirve solo un curso en aula sin trabajo práctico adaptado al puesto.
- Suficiente y adecuada: debe centrarse específicamente en los riesgos reales del puesto de trabajo.
- Impartida dentro de la jornada: si no puede ser así, se descuenta de la jornada laboral equivalente.
- Repetida ante cambios relevantes: cambio de puesto, nuevas tecnologías, nuevos riesgos detectados.
La empresa debe acreditar documentalmente que cada trabajador ha recibido la formación. Lo habitual es una hoja de asistencia firmada por el trabajador y el formador. Sin documentación, la formación no existe a efectos de la Inspección.
Contenido mínimo de la formación básica por puesto
Para un trabajador de oficina, la formación debe cubrir como mínimo: riesgos ergonómicos (pantallas de visualización, mobiliario), riesgos eléctricos básicos, plan de emergencia del local, y actuación ante accidente de un compañero. Un mismo curso genérico de «seguridad laboral» no cumple este requisito si no está adaptado al puesto.
Formación en RGPD y LOPDGDD: la obligación que más se olvida
El art. 39.1.b del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y el art. 24 de la LOPDGDD (LO 3/2018) obligan al responsable del tratamiento a sensibilizar y formar al personal que trata datos personales. En la práctica, esto incluye a la práctica totalidad de los trabajadores de cualquier empresa que maneje datos de clientes, proveedores o empleados.
La formación en protección de datos debe cubrir:
- Qué son los datos personales y por qué merecen protección.
- Qué datos trata la empresa y con qué base legal.
- Obligaciones del trabajador al tratar datos (confidencialidad, no compartir con terceros no autorizados, deber de notificar brechas).
- Derechos de los interesados (ARCO+) y cómo tramitar una solicitud.
- Qué hacer ante una brecha de seguridad.
No existe un plazo legal fijo de renovación, pero la AEPD recomienda formación inicial al incorporarse y reciclaje periódico, especialmente cuando cambia el tratamiento de datos o se detectan incidentes. La falta de formación documentada en RGPD es uno de los factores agravantes que la AEPD considera al calcular las sanciones.
Formación en protocolo de acoso: quién y con qué contenido
El art. 48 de la LO 3/2007 de Igualdad obliga a las empresas a promover condiciones de trabajo que eviten el acoso sexual y el acoso por razón de sexo. Esto implica una doble formación:
- Sensibilización general para toda la plantilla: qué es el acoso, cómo reconocerlo, cómo actuar si se es víctima o testigo, cómo funciona el protocolo de la empresa.
- Formación específica para las personas responsables de instrucción del protocolo, miembros de la comisión de igualdad (si existe) y mandos intermedios: procedimiento de investigación, garantías de confidencialidad, protección de la víctima.
El protocolo de acoso laboral (que también cubre el acoso moral) exige una formación específica para los responsables de su aplicación. Consulta el artículo completo sobre cómo elaborar el protocolo de acoso laboral.
Formación en igualdad: el plan y lo que exige en materia formativa
Las empresas obligadas a tener plan de igualdad (50 o más trabajadores) deben incluir en él medidas en materia de formación. El RD 901/2020 establece que el diagnóstico previo debe analizar la formación y sensibilización en materia de igualdad y que el plan debe incluir medidas específicas. El contenido formativo mínimo habitualmente negociado incluye:
- Formación sobre igualdad de trato y no discriminación para toda la plantilla.
- Formación específica en sesgo inconsciente para quienes participan en procesos de selección y promoción.
- Formación sobre conciliación y derechos de los trabajadores en esta materia.
Qué pasa si no se imparte la formación obligatoria
| Formación | Infracción | Sanción orientativa | Base sancionadora |
|---|---|---|---|
| PRL (falta de formación en riesgos del puesto) | Grave | 2.046 – 40.985 € | Art. 12.8 LISOS |
| PRL (si el incumplimiento causa accidente grave) | Muy grave | 40.986 – 819.780 € | Art. 13 LISOS |
| RGPD (falta de formación al personal) | Infracción del RGPD | Hasta 10.000.000 € o el 2% facturación global (infracciones art. 83.4 RGPD) | Art. 83.4 RGPD; arts. 71-74 LOPDGDD |
| Acoso laboral (falta de formación / protocolo incompleto) | Grave | 2.046 – 40.985 € | Art. 12.16 LISOS |
| Plan de igualdad (falta de formación prevista en el plan) | Grave / Muy grave | 2.046 – 187.515 € | Art. 46.bis LISOS |
Cómo documentar la formación: lo mínimo que exige la Inspección
La Inspección de Trabajo puede pedir en cualquier momento justificación de que se ha impartido la formación obligatoria. La documentación mínima que toda empresa debe conservar incluye:
- Plan de formación anual o documento que recoja las acciones formativas previstas.
- Para cada acción formativa: programa, duración, nombre y titulación del formador, listado de asistentes con firma, fecha.
- Constancia de que la formación en PRL se impartió antes de que el trabajador empezara a desarrollar las tareas del puesto.
- Certificados o diplomas acreditativos si la formación fue impartida por entidad externa.
La conservación de estos documentos no tiene un plazo legal unificado, pero se recomienda guardarlos durante al menos 4 años para las actuaciones de la Inspección de Trabajo, y durante la relación laboral más el periodo de prescripción de posibles reclamaciones para los de RGPD.
Formación y registro de jornada: la conexión práctica
El tiempo dedicado a formación obligatoria es tiempo de trabajo. Si la formación se imparte dentro de la jornada, debe quedar registrado como tal. Si se imparte fuera de la jornada habitual, las horas computan como horas de trabajo a efectos del registro de jornada. Muchas empresas pasan por alto este punto y generan horas extra no registradas ni compensadas en los días de formación.
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Este artículo es información general sobre la normativa vigente. No sustituye el asesoramiento jurídico o técnico individualizado. Consulta con tu asesoría laboral o con un especialista en PRL para tu caso concreto.