El registro de jornada es obligatorio desde mayo de 2019, pero muchas empresas siguen cometiéndolo mal. Estos son los 10 errores más habituales, con las consecuencias reales de cada uno y cómo corregirlos.
Qué pasa: Sigue siendo el error más frecuente, especialmente en microempresas. La empresa no lleva ningún registro, ni en papel ni en digital.
Consecuencia legal: Infracción grave del art. 7.5 LISOS. Sanción de 751 a 7.500 €. En una inspección con varios trabajadores sin registro, las sanciones se acumulan por empresa (no por trabajador), pero el inspector puede graduar la sanción según el número de afectados.
Cómo corregirlo: Empieza hoy mismo. Un papel firmado ya es registro, aunque no sea lo más fiable. Lo ideal es implantar un sistema digital que no permita modificaciones retroactivas. Herramientas como Enregla permiten estar operativos en menos de una hora.
Qué pasa: La empresa lleva el registro en Excel, pero el archivo no tiene protección: cualquiera puede cambiar entradas y salidas.
Consecuencia legal: En caso de litigio o inspección, el registro en Excel sin protección tiene escaso valor probatorio. La Inspección puede considerarlo inexistente si no hay garantías de que no ha sido alterado.
Cómo corregirlo: Si vas a usar Excel, bloquea las celdas rellenas con contraseña y exporta el registro en PDF firmado digitalmente cada semana. Mejor aún: usa un sistema con sellado temporal que garantice la integridad del registro. Lee nuestro artículo sobre papel vs. digital.
Qué pasa: El sistema registra cuándo llega el trabajador pero no cuándo sale, o al revés.
Consecuencia legal: El art. 34.9 ET exige registrar la hora de inicio Y la hora de fin de la jornada diaria. Un registro incompleto es incumplimiento parcial, que puede derivar en sanción.
Cómo corregirlo: Asegúrate de que el sistema obliga a registrar ambas marcas. Si algún trabajador olvida la salida, debe poder subsanarse con justificación escrita, pero no puede quedar sin registrar. El sistema debe alertar cuando hay entradas sin salida del día anterior.
Qué pasa: La empresa borra o pierde los registros de años anteriores. Muchos sistemas gratuitos o de bajo coste eliminan datos pasado cierto tiempo.
Consecuencia legal: El art. 34.9 ET exige conservar los registros 4 años. No tenerlos cuando la Inspección los pide equivale a no haberlos llevado.
Cómo corregirlo: Verifica que tu herramienta de registro conserva datos al menos 4 años. Si usas papel, archiva los originales en lugar seguro. Descarga backups periódicos en PDF o CSV.
Qué pasa: La empresa controla que no se superen las 40 horas semanales del Estatuto de los Trabajadores, pero ignora que su convenio fija menos horas anuales.
Consecuencia legal: Si el convenio fija 1.776 horas anuales (como el siderometal de Ourense) y los trabajadores hacen 1.826 (el máximo del ET), la empresa incumple el convenio en 50 horas por trabajador. En una reclamación, esas horas son deuda.
Cómo corregirlo: Tu herramienta de control debe saber las horas anuales de tu convenio y comparar las horas reales contra ese límite, no contra el del ET. Consulta la tabla de horas por convenio en Galicia.
Qué pasa: El sistema registra entrada y salida el 25 de julio, pero no identifica que ese día era festivo. La nómina no incluye recargo.
Consecuencia legal: En una reclamación del trabajador, la empresa no puede demostrar que sabía que era festivo ni que pagó el recargo. La carga de la prueba es del empleador.
Cómo corregirlo: El sistema debe llevar cargado el calendario de festivos (nacionales, autonómicos y locales del concello de cada trabajador) y marcar automáticamente los días festivos. Enregla tiene los festivos de los 313 concellos de Galicia.
Qué pasa: Las horas extra se hacen pero no se identifican como tales en el registro: aparecen como horas normales. La empresa no lleva un contador de horas extra por trabajador.
Consecuencia legal: Si un trabajador supera las 80 horas extra anuales (límite del art. 35 ET) y la empresa no lo ha controlado, hay infracción. Además, si el trabajador reclama, la empresa no puede demostrar qué se pagó como extra y qué no.
Cómo corregirlo: El sistema debe identificar automáticamente cuándo las horas de un día superan la jornada ordinaria pactada y clasificarlas como horas extra. Debe llevar un contador acumulado anual por trabajador.
Qué pasa: La empresa publica el cuadrante de la semana siguiente el viernes por la tarde, cuando el convenio exige 7 días de antelación.
Consecuencia legal: Infracción formal. El trabajador puede negarse a cambios de turno que no le hayan sido comunicados en el plazo del convenio, y tiene razón.
Cómo corregirlo: Planifica los cuadrantes con al menos 2 semanas de antelación. El sistema debe registrar cuándo se publicó cada cuadrante y notificar a los trabajadores con prueba de recepción.
Qué pasa: El encargado de turno registra y aprueba sus propias horas, sin revisión por un superior.
Consecuencia legal: En caso de disputa, un registro autovalidado por el propio trabajador tiene escaso valor probatorio si el trabajador lo impugna. Además, genera un riesgo de fraude interno.
Cómo corregirlo: Establece un flujo de aprobación: los empleados registran, el responsable revisa y cierra el período mensual. El cierre mensual debe quedar bloqueado y firmado digitalmente.
Qué pasa: La empresa lleva el registro pero el trabajador no puede consultar sus propias horas ni descargarse un historial.
Consecuencia legal: El art. 34.9 ET exige que los registros estén disponibles para los trabajadores y sus representantes. Negarlo es incumplimiento directo.
Cómo corregirlo: El sistema debe permitir que cada trabajador consulte su propio registro en tiempo real y descargue un informe de sus horas en PDF. Los delegados de personal deben poder acceder a los registros agregados de su centro.
| Error | Tipo de infracción | Sanción orientativa |
|---|---|---|
| No registrar jornada | Grave | 751–7.500 € |
| Excel modificable | Grave (en juicio) | Pérdida del litigio |
| Solo entrada o solo salida | Grave parcial | 751–3.000 € |
| No conservar 4 años | Grave | 751–7.500 € |
| No comparar con convenio | Reclamación laboral | Pago retroactivo + intereses |
| No registrar festivos | Leve a grave | 60–3.000 € |
| No separar horas extra | Grave | 751–7.500 € |
| Cuadrante fuera de plazo | Leve a grave | 60–3.000 € |
| Mando aprueba sus horas | Riesgo de fraude | Variable |
| Trabajador sin acceso | Grave | 751–7.500 € |
Información general. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.