Cuando preguntamos a pymes gallegas cómo llevan el registro de jornada, la respuesta más habitual sigue siendo: «con un Excel» o «firmando una hoja cada mes». Es comprensible: no tiene coste aparente, todo el mundo sabe usarlo y «siempre lo hemos hecho así». Pero la normativa vigente ha cambiado las reglas del juego. Este artículo analiza con rigor qué pasa cuando llega una inspección y tienes tu registro en papel o en un Excel.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a todas las empresas, sin excepción de tamaño, a llevar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de entrada y salida de cada trabajador. Los requisitos son:
Este último punto es donde el papel y el Excel empiezan a fallar.
| Criterio | Papel / Excel | Software digital (Enregla) |
|---|---|---|
| Validez legal ante inspección | Cuestionable | Alta (SHA-256) |
| Riesgo de manipulación | Alto (editable sin trazabilidad) | Nulo (sellado inmutable) |
| Cumplimiento del convenio colectivo | Manual y propenso a errores | Automático (24 convenios) |
| Almacenamiento 4 años | Riesgo de pérdida, archivo físico | Automático en la nube |
| Alertas de horas extra | No existen | Automáticas |
| Coste mensual visible | ~0€ | 29€/mes |
| Preparación ante inspección | Horas de búsqueda y organización | Exportación inmediata |
| Escalabilidad | Se complica con cada empleado | Mismo esfuerzo para 1 o 10 |
| Acceso de la gestoría | Envío manual de archivos | Portal directo |
| Tiempo de gestión mensual | 4-8 horas/mes (pyme de 5 empl.) | Menos de 30 min/mes |
El papel y el Excel parecen gratuitos, pero tienen costes ocultos significativos:
En una pyme de 5 empleados, la persona que gestiona los registros dedica aproximadamente:
Si quien hace esto cobra 15€/hora brutos, el coste mensual de gestionar el registro de jornada en papel es de 45-90€/mes. Sin contar el riesgo.
La Inspección de Trabajo puede sancionar por incumplimiento del registro de jornada con multas que van de 751€ a 7.500€ por infracción grave. Una empresa con un sistema deficiente (registros incompletos, falta de inalterabilidad, sin firma del trabajador) puede recibir sanciones incluso si ha llevado papel. La pregunta no es «¿nos van a inspeccionar?», sino «¿cuándo?».
En 2023, la Inspección de Trabajo realizó más de 100.000 actuaciones relacionadas con el registro de jornada. Las pymes son el objetivo principal.
Uno de los errores más frecuentes es pensar que un Excel protegido con contraseña es suficiente. No lo es. Un Excel puede ser:
La Inspección de Trabajo no acepta como válido un registro que no pueda demostrar cuándo se creó y que no ha sido modificado. Un software con sellado SHA-256 genera una huella criptográfica única para cada fichaje que hace imposible la manipulación retroactiva.
Si un inspector de trabajo llega a tu empresa hoy, tienes que poder mostrar:
Con papel o Excel, los puntos 2, 3 y 4 son difíciles de demostrar. Con un software homologado, tienes un informe generado en segundos con toda la información estructurada.
Una de las resistencias más comunes es «mis empleados no son tecnológicos». El sistema de kiosco con PIN de Enregla está diseñado exactamente para esto: un empleado que nunca ha usado una app puede fichar entrada y salida en menos de 10 segundos con un número de 4 dígitos. No requiere smartphone, no requiere formación extensa.
La digitalización del registro de jornada no es un lujo tecnológico: es una medida de protección legal para la empresa.
Si quieres saber más sobre las obligaciones específicas, consulta nuestra guía completa del registro de jornada obligatorio en 2026 y nuestro artículo sobre sanciones por no registrar la jornada.
Aviso legal: Este artículo tiene carácter informativo general. Los importes de sanciones están sujetos a actualización normativa. Para asesoramiento específico sobre tu situación, consulta con un asesor laboral o gestoría.