Control horario en coworking y espacios compartidos: cómo cumplir la ley sin tablet fija
Cada vez más pequeñas empresas y autónomos con asalariados trabajan desde espacios de coworking. La pregunta que surge siempre es la misma: «¿tengo que llevar el registro de jornada si ni siquiera tengo oficina propia?». La respuesta es sí, sin excepción. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no distingue si la empresa tiene sede fija, comparte espacio o trabaja desde casa.
Por qué la obligación no desaparece en un coworking
La obligación de registro de jornada recae sobre la empresa, no sobre el local. Lo que determina si debes registrar es si tienes trabajadores por cuenta ajena con contrato laboral, independientemente de dónde trabajen. Un coworking no es distinto, a efectos legales, de una oficina propia.
La Inspección de Trabajo puede personarse en el coworking, identificar a los trabajadores de cada empresa y pedir los registros de jornada de los últimos cuatro años. Si no los tienes, la sanción es la misma que para cualquier empresa: infracción grave del artículo 7.5 LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros.
Puedes leer más sobre las sanciones en qué pasa si viene la Inspección de Trabajo.
Los retos específicos del coworking
Los espacios de coworking presentan desafíos que no existen en una oficina convencional:
- Sin tablet fija: No puedes dejar un kiosco en la entrada porque no es tu entrada. El acceso al espacio es compartido.
- Hot desking: Los empleados no tienen un puesto asignado, lo que dificulta los sistemas que dependen de la ubicación.
- Sin red propia: Muchos coworkings ofrecen WiFi compartida, lo que puede dificultar configuraciones de red para sistemas de fichaje local.
- RGPD en espacio compartido: Si instalas una pantalla o tablet visible en un espacio compartido, debes asegurarte de que los datos personales (nombre, horario) de tus trabajadores no sean visibles para personas ajenas a la empresa.
Soluciones prácticas por tipo de equipo
| Situación |
Solución recomendada |
Qué necesitas |
| Equipo pequeño (2-5 personas), todos con móvil |
Fichaje desde el navegador del móvil con PIN |
Acceso a internet, PIN por empleado |
| Equipo mixto, algunos sin smartphone propio |
Tablet portátil que el encargado lleva al coworking |
Tablet básica, puede ser segunda mano |
| Equipo distribuido en varios coworkings |
Fichaje web o móvil desde cada ubicación |
Sistema centralizado en la nube |
| Empleados que también teletrabajan |
El mismo sistema para coworking y casa |
Plataforma con acceso desde cualquier dispositivo |
RGPD en espacios compartidos: qué debes tener en cuenta
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD establecen que los datos personales de los trabajadores deben tratarse con garantías. En un coworking, esto significa:
- Si usas una tablet o pantalla para el fichaje, colócala de forma que solo tus empleados puedan ver la pantalla. Evita que quede visible para otros usuarios del espacio.
- No utilices sistemas que muestren listas de empleados con nombres completos en una pantalla accesible al público general del coworking.
- El sistema de fichaje debe almacenar los datos en servidores con garantías (idealmente dentro de la UE) y solo accesibles por la empresa y sus trabajadores.
- El responsable del tratamiento es la empresa, no el coworking. Si el coworking tuviera acceso a los registros, sería un encargado del tratamiento y necesitarías un contrato de encargo.
El fichaje por PIN —sin nombre en pantalla— es la opción más neutra en espacios compartidos: el empleado introduce su código, el sistema registra la entrada, y en la pantalla no se muestra ningún dato personal visible para terceros.
Guía de configuración paso a paso
- Elige el dispositivo: Para equipos pequeños en coworking, un smartphone o tablet básica es suficiente. Configura el kiosco de Enregla en modo quiosco (pantalla bloqueada en la app de fichaje).
- Asigna un PIN a cada empleado: PINs de 4 dígitos, distintos para cada persona. El empleado los memoriza o los tiene apuntados en su agenda.
- Define la ubicación: Si el coworking tiene WiFi fija, puedes usar la red como referencia de ubicación. Si la red varía, el fichaje por PIN sin restricción de red es la opción más robusta.
- Comunícalo a tus trabajadores: La implantación de un sistema de control horario debe comunicarse previamente a los representantes de los trabajadores (o directamente a los trabajadores si no hay representación). Explica qué datos se recogen, cómo se almacenan y quién tiene acceso.
- Guarda los registros cuatro años: El sistema debe conservar automáticamente todos los fichajes. No dependas de exportaciones manuales.
Para más información sobre el fichaje sin hardware fijo, consulta cómo fichar empleados sin móvil de empresa.
Información general. Para tu caso concreto, consulta con tu asesoría laboral.