> Gestorías: cómo presentar, configurar y consolidar un sistema de fichaje en un cliente nuevo, con manejo de objeciones y piloto con 3 empresas.

Fuente canónica: [Cómo incorporar un cliente de gestoría al control horario](https://www.enregla.org/blog/gestoria-onboarding-clientes-fichaje)

# Cómo incorporar un cliente de tu gestoría a un sistema de control horario: proceso paso a paso

Convencer a un cliente de que cambie cómo gestiona el registro de jornada es una de las conversaciones más difíciles en el día a día de una gestoría laboral. No porque el cliente se equivoque al resistirse —a nadie le gusta cambiar algo que «funciona»—, sino porque el argumento tiene que aterrizar bien.

Esta guía te da el proceso completo: desde la primera conversación hasta el primer mes de funcionamiento estable.

## Paso 1: diagnóstico previo (antes de hablar con el cliente)

Antes de presentar cualquier herramienta, revisa lo que ya sabes del cliente:

- ¿Qué sistema usa ahora? ¿Papel, Excel, app propia, nada?
- ¿Cuántos trabajadores tiene y en cuántos centros?
- ¿Qué convenio aplica? Ver la [guía rápida de convenios gallegos](https://www.enregla.org/blog/gestoria-convenios-galicia-guia-rapida).
- ¿Tiene contratos a tiempo parcial? (Obligación adicional del art. 12.4.c ET.)
- ¿Ha tenido alguna inspección o reclamación laboral reciente?

Con esa información, puedes personalizar la conversación. El impacto es muy distinto si le dices «deberías registrar las horas» que si le dices «tienes 3 contratos parciales sin resumen mensual y llevas 6 meses acumulando horas extra por encima del límite de tu convenio de hostelería».

## Paso 2: cómo presentarlo al cliente (framing correcto)

El error más frecuente al presentar un sistema de fichaje a un cliente es enmarcarlo como control o vigilancia. Eso genera resistencia inmediata, especialmente en empresas pequeñas con equipos de confianza.

El framing correcto es **protección, no control**:

> «El registro de jornada no es para controlar a tus empleados. Es para protegerte a ti si algún día un empleado dice que trabajó más horas de las que aparecen en nómina, o si viene la Inspección y te pide los registros de los últimos cuatro años. Sin un sistema fiable, no puedes demostrar nada.»

Los argumentos que más convencen, por orden:

1. **El riesgo de inspección**: la Inspección puede pedir los registros de los últimos 4 años. Ver [qué pasa si viene la Inspección](https://www.enregla.org/blog/inspeccion-trabajo-registro-jornada).
2. **La reclamación del empleado**: un ex-empleado que reclama horas no pagadas tiene más posibilidades de ganar si la empresa no puede demostrar cuántas horas trabajó realmente.
3. **La comodidad**: con el sistema correcto, la plantilla registra sus entradas y salidas, y la empresa revisa las incidencias.

## Paso 3: manejo de objeciones habituales

| Objeción del cliente | Respuesta recomendada |
| --- | --- |
| «Ya tenemos un Excel y funciona bien» | «Un Excel se puede modificar sin dejar rastro. Si la Inspección lo cuestiona, no puedes probar que los datos son los originales. Un registro con trazabilidad ayuda a revisar cambios; un hash no equivale por sí solo a un sello de tiempo cualificado. Ver [papel vs. digital](https://www.enregla.org/blog/registro-jornada-papel-vs-digital).» |
| «Mis empleados no van a querer que los controlen» | «El registro de jornada es un derecho del trabajador, no solo una obligación del empresario. La ley obliga a que los registros estén disponibles para los empleados. Bien explicado, lo ven como protección de sus horas, no como vigilancia.» |
| «No tenemos presupuesto para esto» | «El plan básico para empresas pequeñas cuesta menos de 30 euros al mes. Una sola sanción por no llevar el registro cuesta entre 751 y 7.500 euros. La pregunta es cuál es el riesgo real de no tenerlo.» |
| «Ya tenemos fichaje por tarjeta / huella» | «Perfecto. ¿Ese sistema genera el resumen mensual para los contratos parciales? ¿Compara contra el convenio de tu sector? ¿Yo como gestoría puedo acceder sin pedirte nada cada mes?» |
| «¿Para qué si nunca hemos tenido problemas?» | «La Inspección no avisa. Y desde 2019 el número de actas por falta de registro se ha multiplicado. El riesgo real es mayor de lo que parece desde fuera.» |

## Paso 4: configuración inicial con el administrador del cliente

El administrador de la empresa crea y configura su cuenta. La gestoría puede acompañarlo y revisar el resultado; el vínculo de asesoría no concede permisos para editar empleados o fichajes. El proceso es:

1. **Crear la empresa en la plataforma**: nombre, CIF, sector, provincia, número de trabajadores.
2. **Asignar el convenio correcto**: el que corresponda por sector y provincia. Este paso es crítico porque determina todos los cálculos posteriores.
3. **Dar de alta a los trabajadores**: nombre, tipo de contrato (completo o parcial), horario habitual. En empresas de hasta 10 personas, esto se hace en menos de 20 minutos.
4. **Elegir el método de fichaje**: app móvil para quienes tienen smartphone, kiosco con PIN para quienes no. Ver [cómo fichar sin móvil](https://www.enregla.org/blog/fichaje-empleados-sin-movil).
5. **Formar al cliente en 15 minutos**: cómo añadir nuevos empleados, cómo ver el resumen mensual, cómo descargar los registros.

## Paso 5: el primer mes

El primer mes es crítico. Lo habitual es que haya 2 o 3 incidencias pequeñas (un empleado que no fichó, una entrada duplicada, una ausencia sin justificar). Acompañar las primeras semanas ayuda a detectar dudas; comprueba la adopción con los registros reales del piloto.

Establece un canal de contacto directo (WhatsApp o email específico) durante el primer mes. Revisa semanalmente que los registros están llegando. Al final del primer mes, genera y envía el resumen de cumplimiento.

## Estrategia de piloto: 3 clientes primero

Antes de proponer el cambio a toda la cartera, selecciona tres clientes:

- Uno con más de 15 empleados (para probar la escala).
- Uno con contratos parciales (para probar el resumen mensual del art. 12.4.c ET).
- Uno que ya haya tenido algún roce con la Inspección o con reclamaciones de empleados (el más motivado a cambiar).

Después de un mes de piloto, tienes casos reales de tu propia cartera para presentar al resto. «El restaurante X lleva 6 semanas con el sistema y ya detectamos que tenía 2 trabajadores con horas extra por encima del convenio» vale mucho más que cualquier argumento genérico.

## Plazos orientativos por tamaño de empresa

| Tamaño del cliente | Configuración inicial | Estabilización | Primer informe disponible |
| --- | --- | --- | --- |
| 1 – 5 trabajadores | 30 minutos | 1 semana | Mes 1 |
| 6 – 15 trabajadores | 1 – 2 horas | 2 semanas | Mes 1 |
| 16 – 50 trabajadores | Medio día | 3 – 4 semanas | Mes 1 o 2 |
| Más de 50 trabajadores | 1 – 2 días | 4 – 6 semanas | Mes 2 |

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- [Portal de gestorías Enregla](https://www.enregla.org/gestorias)

*Esta guía es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico individualizado. Para situaciones concretas, consulta con un profesional especializado en derecho laboral.*

## Cómo funciona el acceso de asesoría en Enregla

El panel del despacho es gratuito hasta **3 empresas vinculadas**, sin límite de tiempo. Las tarifas del panel son 19 €/mes hasta 15 empresas, 39 €/mes hasta 40 y 69 €/mes para una cartera ilimitada, sin IVA. Cada empresa cliente contrata y paga su propio plan por separado.

El despacho genera un código de **ocho caracteres**, válido siete días y para un solo uso. Un administrador del cliente lo introduce en su cuenta y puede revocar el acceso. La vinculación permite consultar datos autorizados; no convierte al despacho en administrador de la empresa.

Hay descarga CSV. No ofrecemos un conector directo con A3 o Sage ni garantizamos una importación automática: comprueba las columnas y el formato que necesita tu programa. [Prueba la demo con datos ficticios y descarga una muestra CSV](https://www.enregla.org/gestorias#demo) o [crea tu cuenta de despacho](https://www.enregla.org/alta-asesoria).

Revisión de estos datos: 27 de octubre de 2026. Información general; la aplicación concreta depende del convenio y de las circunstancias de cada empresa.

## Datos estructurados (JSON-LD)

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