> Criterios para que una gestoría laboral elija software de fichaje: gestión multicliente, integración con convenios, exportación, RGPD y cálculo de ROI.

Fuente canónica: [Cómo elegir software de control horario para tu gestoría](https://www.enregla.org/blog/gestoria-laboral-como-elegir-software-control-horario)

# Cómo elegir el software de control horario para los clientes de tu gestoría

Una gestoría laboral que gestiona entre 20 y 50 clientes no puede permitirse evaluar una herramienta de fichaje con los mismos criterios que una empresa individual. El problema no es solo que el software funcione: es que funcione **para ti como intermediario**, no únicamente para el cliente final.

Esta guía te da los criterios exactos que debes revisar antes de recomendar —o descartar— cualquier solución de control horario a tu cartera. Si quieres ver primero cómo funciona el portal de gestoría de Enregla, puedes acceder directamente en [/gestorias](https://www.enregla.org/gestorias).

## 1. Gestión multicliente: el criterio más importante

La primera pregunta que debes hacer a cualquier proveedor es: **¿puedo ver a todos mis clientes desde un único acceso, o necesito credenciales separadas por empresa?**

La mayoría de herramientas del mercado están pensadas para empresas individuales. El acceso de gestoría —si existe— es a veces un parche: un usuario con permisos limitados que solo puede ver descargas. Eso no sirve.

Lo que necesitas es:

- Un panel centralizado con todas las empresas cliente visibles de un vistazo.
- Estado de cumplimiento por empresa (quién está al día, quién no).
- Posibilidad de entrar en el detalle de cualquier cliente sin salir y volver a entrar con otra contraseña.
- Alertas agregadas: si el cliente X está acumulando horas extra por encima del convenio, que te llegue a ti, no solo al cliente.

Ver cómo gestionamos esto en Enregla: [panel de cartera para asesorías laborales](https://www.enregla.org/blog/asesoria-laboral-control-horario-clientes).

## 2. Integración con convenios colectivos

El software debe saber **qué convenio aplica a cada empresa cliente** y validar las horas fichadas contra ese convenio, no solo contra el Estatuto de los Trabajadores.

El [artículo 34.1 del Estatuto](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430#a34) establece 40 horas semanales de promedio anual. No fija una jornada anual universal de 1.826 horas. Comprueba la jornada del convenio y el calendario de cada año antes de calcular excesos.

Consulta la [tabla comparativa de jornadas anuales en Galicia](https://www.enregla.org/blog/horas-anuales-convenio-galicia) para ver la diferencia entre sectores y provincias. En Enregla llevamos los 24 convenios provinciales gallegos integrados.

| Criterio de convenio | Mínimo aceptable | Óptimo |
| --- | --- | --- |
| Cobertura de convenios | Los estatales más comunes | Convenios provinciales por sector y provincia |
| Actualización | Manual a petición | Con fuente oficial, revisión y vigencia identificadas |
| Alertas | Solo en el resumen mensual | En tiempo real al acercarse al límite |
| Artículo citado | No | Sí, con referencia al artículo exacto |

## 3. Formatos de exportación para nómina

El control horario solo aporta valor a la gestoría si la información sale en un formato que puedas usar directamente en tu software de nóminas, sin reintroducción manual de datos.

Pregunta siempre:

- ¿Exporta en CSV con columnas personalizables?
- ¿Genera el resumen mensual del art. 12.4.c ET para contratos parciales? Ver [guía de contratos parciales](https://www.enregla.org/blog/jornada-parcial-resumen-mensual).
- ¿El PDF de registro mensual tiene sellado temporal que valga ante la Inspección?
- ¿Es compatible con A3, Nominasol, Sage o el software que uses?

## 4. Precio por cliente: el modelo de facturación importa

Hay tres modelos habituales en el mercado:

| Modelo | Cómo funciona | Conviene si… |
| --- | --- | --- |
| Por trabajador (toda la cartera) | Pagas por cada empleado de todos tus clientes | Tienes muchos clientes pequeños |
| Por empresa cliente | Tarifa fija por cada empresa que activas | Tus clientes tienen plantillas muy distintas |
| Tarifa del panel de asesoría | Comprueba límites y coste del despacho, separados del plan del cliente | Enregla: panel gratuito hasta 3 empresas vinculadas |

Comprueba por separado el precio de la empresa y el del despacho. En Enregla, el panel de asesoría es gratuito hasta 3 empresas vinculadas; las tarifas superiores dependen del tamaño de la cartera.

## 5. Cumplimiento RGPD: responsabilidad que no puedes ignorar

El registro de jornada implica tratamiento de datos personales de los trabajadores. La gestoría que accede a esos datos actúa como **encargada del tratamiento** a efectos del RGPD. Esto tiene consecuencias:

- Debe existir un contrato de encargo del tratamiento entre la empresa cliente y el proveedor de software.
- Los datos no pueden salir de la UE sin garantías adecuadas.
- El proveedor debe facilitar el ejercicio de derechos (acceso, rectificación, supresión) del trabajador.
- Tienes que poder acreditar que los datos se conservan el tiempo legal (4 años, art. 34.9 ET) y se eliminan después.

Antes de contratar, pide el DPA (Data Processing Agreement) y verifica que los servidores están en la UE.

## 6. Un tool per client vs. plataforma centralizada: dos enfoques muy distintos

Hay gestorías que optan por que cada cliente elija su propia herramienta de fichaje y la gestoría simplemente recoge lo que le mandan. Y hay gestorías que definen una herramienta estándar para toda la cartera y la gestionan centralizadamente.

| Enfoque | Ventajas | Inconvenientes |
| --- | --- | --- |
| Una herramienta por cliente (libre elección) | El cliente decide, menos fricción inicial | Cada cliente manda formatos distintos, reintroducción manual, imposible detectar incumplimientos proactivamente |
| Plataforma centralizada para toda la cartera | Un solo acceso, alertas unificadas, exportación estandarizada, menor carga operativa | Requiere convencer al cliente de cambiar si ya usa otra cosa |

La tendencia entre las gestorías que más crecen es hacia la centralización. El argumento que convence al cliente es sencillo: «con esta herramienta, yo puedo vigilar que estás cumpliendo antes de que llegue la Inspección. Con la tuya actual, no puedo».

## 7. Cálculo de ROI para la gestoría

Antes de proponer cualquier cambio a tu cartera, calcula el impacto real en tiempo:

- **Tiempo actual de recolección de horas:** ¿cuántas horas al mes dedicas a pedir, recibir, corregir y procesar registros de horas de cada cliente? Multiplica por el número de clientes.
- **Tiempo con plataforma centralizada:** un click para ver el resumen de todos los clientes, exportación directa a nóminas. Estimación: 80 % de reducción en gestorías que ya han hecho el cambio.
- **Coste de un error no detectado:** una inspección a un cliente tuyo que resulte en sanción por registros incorrectos puede costar la relación con ese cliente. Y el coste reputacional es mayor.

Ejemplo práctico: una gestoría con 30 clientes que dedica 2 horas/mes por cliente a gestión de registros horarios invierte 60 horas/mes. Con una plataforma centralizada bien integrada, ese tiempo baja a 10-12 horas. Son casi 600 horas al año recuperadas.

Ver más sobre cómo escalar la cartera sin aumentar personal: [cómo gestorías escalan sin contratar](https://www.enregla.org/blog/gestoria-escalar-cartera-sin-mas-personal).

## Lista de verificación rápida

| Criterio | Sí / No / Parcial |
| --- | --- |
| Panel multicliente con un solo acceso |  |
| Alertas de convenio en tiempo real |  |
| Exportación CSV y PDF sellado |  |
| Resumen mensual art. 12.4.c para parciales |  |
| DPA disponible, servidores en UE |  |
| Tarifa del despacho y límites de cartera explícitos |  |
| Convenios provinciales gallegos integrados |  |
| Soporte y actualizaciones de convenios incluidas |  |

## También te interesa

- [Cómo el control horario añade valor a tu gestoría](https://www.enregla.org/blog/gestoria-valor-anadido-control-horario)
- [10 errores de control horario que detectan las gestorías](https://www.enregla.org/blog/gestoria-errores-habituales-control-horario-clientes)
- [Guía rápida de convenios gallegos para gestorías](https://www.enregla.org/blog/gestoria-convenios-galicia-guia-rapida)
- [Panel de cartera para asesorías laborales](https://www.enregla.org/blog/asesoria-laboral-control-horario-clientes)
- [Portal de gestorías en Enregla](https://www.enregla.org/gestorias)

*Esta guía es orientativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para tu situación concreta, consulta con un profesional especializado en derecho laboral.*

## Cómo funciona el acceso de asesoría en Enregla

El panel del despacho es gratuito hasta **3 empresas vinculadas**, sin límite de tiempo. Las tarifas del panel son 19 €/mes hasta 15 empresas, 39 €/mes hasta 40 y 69 €/mes para una cartera ilimitada, sin IVA. Cada empresa cliente contrata y paga su propio plan por separado.

El despacho genera un código de **ocho caracteres**, válido siete días y para un solo uso. Un administrador del cliente lo introduce en su cuenta y puede revocar el acceso. La vinculación permite consultar datos autorizados; no convierte al despacho en administrador de la empresa.

Hay descarga CSV. No ofrecemos un conector directo con A3 o Sage ni garantizamos una importación automática: comprueba las columnas y el formato que necesita tu programa. [Prueba la demo con datos ficticios y descarga una muestra CSV](https://www.enregla.org/gestorias#demo) o [crea tu cuenta de despacho](https://www.enregla.org/alta-asesoria).

Revisión de estos datos: 27 de octubre de 2026. Información general; la aplicación concreta depende del convenio y de las circunstancias de cada empresa.

## Datos estructurados (JSON-LD)

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